Nouveautés concernant les contrôles URSSAF

Un décret du 12 avril 2023 permet aux cotisants de bénéficier de garanties supplémentaires concernant le déroulement de contrôles réalisés par l’URSSAF. Certaines règles étaient déjà prévues par la charte du cotisant contrôlé. Le décret régularise ainsi ce document et les dispositions ci-dessous sont entrées en vigueur entre le 14 avril et le 1er mai 2023.

• Allongement du délai de prévenance

La charte du cotisant contrôlé prévoit que l’URSSAF est tenue de vous communiquer un avis de contrôle au minimum 30 jours avant la date de la première visite. Le décret aligne ainsi les dispositions réglementaires sur celles de la charte du cotisant. Le délai de prévenance du contrôle passe officiellement de 15 à 30 jours.

• Proposition d’un entretien de fin de contrôle

Avant d’adresser sa lettre d’observation, l’agent de contrôle doit vous proposer une information sous la forme d'un entretien afin de présenter, le cas échéant, les constats susceptibles de faire l'objet d'une observation ou d'un redressement.

A noter que cet entretien qui permet à l’agent de présenter le résultat de ses analyses et les suites éventuelles de son contrôle est déjà prévu dans la charte du cotisant contrôlé.

• Réduction du délai maximal de remboursement du cotisant

Lorsqu’à l’issue du contrôle, il résulte un solde créditeur en votre faveur, l’URSSAF doit vous notifier et effectuer ce remboursement dans un délai maximum d'un mois suivant sa notification.

• Arrêt du décompte des majorations complémentaires de retard

Si vous n’avez pas versé le montant des cotisations et contributions dues aux dates fixées, l’URSSAF vous applique une majoration de retard de 5 % du montant dû à laquelle s’ajoute une majoration complémentaire de 0,2 % par mois ou fraction de mois écoulé à compter de la date d’échéance.

Pour les contrôles engagés depuis le 1er mai, la majoration complémentaire n’est pas due pour la période comprise entre la date de la fin de la période contradictoire et celle de l'envoi de la mise en demeure, dès lors que cet envoi est réalisé plus de 2 mois après la fin de la période contradictoire.

L’arrêt du décompte des majorations complémentaires de retard ne s’applique pas lorsque la pénalité ou la majoration au titre de la période contrôlée est liée à un cas :

• d’abus de droit ;
• de constat d’absence de mise en conformité ;
• de travail dissimulé ;
• d’obstacle à contrôle.

• Réitération d’une erreur

Il y a réitération d’une erreur lorsqu’elle est postérieure soit à une mise en demeure, soit à la réception d’observations d'une pratique ayant déjà fait l'objet d'une observation ou d'un redressement lors d'un précédent contrôle.

Si vous ne prenez pas en compte les observations notifiées lors d’un précédent contrôle, le montant est majoré de 10 % en cas de constat d’absence de mise en conformité à l’issue d’un nouveau contrôle.

Cette majoration s’applique lorsque les observations ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations. Le décret précise que ce délai court à compter :

• soit de la date de la mise en demeure ;
• soit de la date de réception des observations ne conduisant pas à redressement mais appelant à une mise en conformité.

• Traitement automatisé de données et documents afin de limiter l’intervention des agents sur le matériel de l’entreprise

Le Code de la Sécurité sociale prévoyait jusqu’à présent que lorsque les documents et données nécessaires à l’agent de contrôle sont dématérialisés, ce dernier peut procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique utilisé par la personne contrôlée. Il doit bien entendu informer la personne contrôlée par écrit préalablement.

La charte, quant à elle, prévoit que l’agent peut réaliser le traitement de ces données sur son matériel professionnel. Mais la charte ne rappelle pas la procédure selon laquelle il peut être recouru au matériel informatique utilisé par la personne contrôlée ni son droit, également prévu par le Code de la Sécurité sociale de s'y opposer, sous certaines conditions. Le Conseil d’Etat avait, dans une décision du 17 février 2023, annulé le paragraphe « Les investigations sur support dématérialisé » de la charte du cotisant contrôlé. Pour plus de précisions, consultez l’article «Charte du cotisant : le paragraphe « Les investigations sur support dématérialisé » supprimé par le Conseil d’Etat ».

Le décret du 14 avril reprend les dispositions annulées de la charte. Les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l'agent.

Pour cela, vous lui remettez les copies numériques au format informatique demandé. Vous pouvez refuser, dans un délai de 15 jours, par écrit à compter de son information ou d'impossibilité technique avérée de mise en œuvre d'un traitement automatisé sur le matériel de l'agent. Dans ce cas, vous devez :

• soit réaliser vous-même les traitements sur votre propre matériel puis produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent ;
• soit autoriser l'agent à procéder lui-même ou par l'intermédiaire d'un utilisateur que vous avez habilité, sur votre matériel, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

En cas de contrôle pour travail dissimulé, vous ne pouvez pas vous opposer à ce traitement dématérialisé.

Les copies des fichiers sont détruites au plus tard à la date :

• soit de l’envoi de la mise en demeure ;
• soit à la notification de l’absence de redressement ou de la notification d'un solde créditeur.

• Limitation de la durée du contrôle dans les entreprises de moins de 20 salariés

A titre expérimental depuis août 2018, la durée des contrôles URSSAF, dans les entreprises de moins de 20 salariés, est limitée. Sauf exception, cette durée ne peut s’étendre sur une période supérieure à 3 mois comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d'observations.

Ce délai peut être prorogé une fois à la demande expresse de l’employeur ou de l’URSSAF et atteindre 6 mois au plus.

Cette phase d’expérimentation a pris fin l’été dernier, même si en pratique, l’initiative a été maintenue. La loi de financement de la Sécurité sociale 2023 pérennise la mesure. Cette durée maximale du contrôle ne s’applique pas en cas de :

• travail dissimulé  ;
• obstacle au contrôle  ;
• abus de droit  ;
• constat de comptabilité insuffisante ou de documentation soit inexploitable, soit transmise ou remise plus de 15 jours après la réception de la demande faite par l’agent de contrôle ;
• en cas de report, à la demande de la personne contrôlée, d’une visite de l’agent chargé du contrôle.

Le décret précise que le début effectif du contrôle correspond :

• à la date de la première visite de l’agent de contrôle ;
• ou à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l'avis de contrôle.

La période prend fin à la date d'envoi de la lettre d'observations.

• Utilisation des informations obtenues dans le cadre du contrôle d’entreprises appartenant à un même groupe

Afin d’éviter les demandes successives ou redondantes, la loi de financement de la Sécurité sociale 2023 prévoit que les agents qui contrôlent une entreprise appartenant au même groupe qu’une entreprise déjà contrôlée peuvent utiliser les informations obtenues à l’occasion de ce premier contrôle. Dans une telle situation, l’agent informe la personne contrôlée de la nature et de l’origine des documents ou informations obtenus. Sur la demande de la personne contrôlée, l’agent communique une copie des documents dans un délai et dans des conditions qui sont fixées par le décret du 12 avril 2023. Ainsi, l’agent indique dans la lettre d’observation :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d'information sur lesquels il s'appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l'identité de la ou des personnes du même groupe d'où proviennent ces documents ou informations.

La lettre d'observations mentionne également la faculté offerte à la personne contrôlée de demander une copie des documents.

Lorsque la personne contrôlée a demandé la communication d'une copie, la période contradictoire ne prend fin qu'à la date d'envoi de la copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l'agent.

Vous retrouverez également en pièce jointe notre fiche mémo sur "comment bien préparer un contrôle URSSAF?".