Numérisation des factures « papier »
Depuis le 1er avril 2017, les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être numérisées en vue de leur conservation ou archivage.
Avant cette date, les factures « papier » devaient être conservées et stockées sous leur forme originelle pendant six ans.
Désormais, la conservation des documents comptables et des pièces et factures justificatives établis ou reçus sur support papier, peuvent être conservés pendant le délai de six ans, au choix de l’entreprise, sur support informatique ou sur support papier.
Les entreprises peuvent ainsi, pour conserver ces documents et factures, numériser immédiatement les documents qu’ils établissent ou reçoivent sous forme papier.
De la même façon, les factures papier peuvent être numérisées aux fins d’archivage.
Un arrêté est venu préciser les modalités techniques de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées.
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.
Les dispositifs de traitement sur l'image sont interdits.
En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Par ailleurs, afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document doit être numérisé et conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti :
– soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
– soit d’une empreinte numérique,
– soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile,
– soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Pour ce faire, il convient de se procurer un certificat numérique sous la forme d'une clé USB, par exemple.
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Attention ! il n’est pas précisé si cette possibilité ne vise que les factures papier émises ou reçues à compter de cette date ou si elle peut concerner également les factures en « stock » à la même date.
Nous vous conseillons donc, pour l'instant, de ne le faire que pour les factures reçues depuis avril 2017.
